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Dieser Post bildet den abschließenden Teil über die Businessplan-Erstellung für den Antrag auf Gründungszuschuss. Es war eine lange, detailreiche Reise bis hierher und daher wird es schwierig sein, mit diesem Teil ohne die restlichen 3 Posts etwas anzufangen. Wenn du frisch aus dem letzten Post kommst, kannst du die Einführung überspringen.

Ein kurzer Überblick für Quereinsteiger

Teil 1: Ausgaben. Welche privaten und geschäftsbezogenen Ausgaben sind für den Businessplan relevant?

Teil 2: Einnahmen. Ein Modell für die Produktpreisberechnung und Bestimmung des «Puffers» — welche weiteren Einnahmemöglichkeiten gibt es als zusätzliche Absicherung in der kritischen Gründungsphase?

Teil 3: Spielplan. Konkreter Ablaufsplan und Das Einzige Große Ziel für das erste Jahr. Realistische Ziele für die ersten 12 Monate definieren.

In diesem letzten Teil tragen wir die Zahlen zusammen und erstellen die Prognose für die ersten beiden Jahre der Geschäftsentwicklung – den Jahresplan 1

Die Gute Nachricht

Die gute Nachricht ist — es wird kein tieferes Verständnis von BWL vorausgesetzt. Benötigt werden:

  • mathematische Grundkenntnisse (addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren zu können reicht völlig aus)
  • gesunder und pragmatischer Pessimismus, damit aus dem Plan kein Luftschloss entsteht
  • der Wille, im Verkaufen besser zu werden

Vor allem der letzte Punkt entscheidet über den tatsächlichen Erfolg oder die Niederlage. Wer Geschäfte machen will und meint, dass gehe ohne verkaufen zu müssen, fährt unverzüglich zur Hölle YouTube und verbringt dort die nächste Ewigkeit.

Alle anderen werden besser im Schreiben, schlauer im Beobachten und dadurch gut im Verkaufen.

Das waren die guten Nachrichten.

Worst-Case-Szenario und gesunder Pessimismus

Natürlich brauchen wir auch diesmal wieder Clara, unsere arbeitslose Gründerin, die die Herausforderungen der ersten drei Teile erfolgreich gemeistert hat.

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Warum sieht Clara müder aus, als in den ersten Teilen?

Der sorglose Optimismus eines Unternehmers wird mit klaren und detaillierten Plänen abgebremst. Unsere Absicht ist es, sich auf das Worst-Case-Szenario vorzubereiten 2 und das heißt:

  • die Ausgaben werden höher sein
  • die Einnahmen sehen nicht so gut aus
  • die Marketingmaßnahmen fallen teurer und ergebnisloser aus, als wir uns es gerade vorstellen

Warum denn so pessimistisch? Erstens, weil es sich besser anfühlt, die Erwartungen zu übertreffen, als freiwillig Tantalosqualen zu erleiden. Zweitens dürfen wir nicht zu optimistisch mit etwas sein, ohne dass wird damit ausreichend Erfahrung haben. Es gibt die allgemeine Empfehlung, nur 60% der Zeit fest und den Rest für Unvorhergesehenes einzuplanen

yoda2— eine gute Empfehlung es ist.

Voraussetzung für den Jahresplan

Für diese letzte Aufgabe brauchen wir Tabellen. Und wir werden kalkulieren. Google Tabellen ist kostenlos und unterstützt den Export ins Excel-Format, damit solltet ihr sofort loslegen und die Schritte in diesem Post mitmachen können. Jede andere Tabellen-Software ist genauso gut geeignet — nutzt das, was ihr kennt.

Eine Voraussetzung ist natürlich ein gewisses Grundwissen der Tabellenkalkulation. Es werden hin und wieder einfache Formeln wie die Summenbildung benutzt, das war’s. Basic stuff.

Die Tabellenkalkulation funktioniert über alle Anwendungen gleich. Das Thema ist ausführlichst behandelt worden:

CONTENT UPGRADE: Lade das Businessplan-Beispiel von Clara in Google-Tabellen download runter.

Schritt 1: Kategorien der Einnahmen und Ausgaben übertragen

Der erste Schritt für die Kalkulation ist es, den Rahmen zu ziehen. Dafür machen wir ein neues Tabellenblatt auf, tragen in die erste Spalte die Bereiche und dazugehörigen Kategorien ein.

Wir beginnen die Tabelle mit den Umsätzen (a.k.a. Einnahmen).

Bei Clara sind die Einnahmequellen sehr einfach zu definieren. Sie plant insgesamt eine Dienstleistung (Fassadengestaltung) und hat den Durchschnittswert pro Auftrag bereits ermittelt.

Sie trägt in die zweite Zeile der Tabelle das Wort Umsatz ein und darunter setzt sie ein paar Begriffe, etwa so:

Businessplan Umsatzbeschriftung

Gleicht es mit eurem Vorhaben ab. Je mehr Produkte und Dienstleistungen ihr habt, umso mehr Zeilen werdet ihr unter «Umsatz» aufführen.

Clara hat noch den Zettel mit ihren monatlichen Ausgaben und überträgt die Bezeichnungen wie folgt:

Businessplan Arbeitskosten

Zu den monatlichen Betriebsausgaben kommen noch variable produkt- bzw. dienstleistungsbezogene Ausgaben (a.k.a. direkte Ausgaben). Hier Claras Beispiel:

Businessplan Herstellungskosten

Abgerundet wird mit der Zeile Ausgaben gesamt. Wie euch vielleicht aufgefallen ist, sind die Privatausgaben und -einnahmen hier nicht aufgelistet. Wir kommen später dazu.

Schritt 2: Ergebnisszeilen

Als nächsten Schritt tragen wir ein paar wichtige Berechnungskategorien ein: Betriebsergebnis, Betriebsergebnis kumuliert, Finanzierungsbedarf und Investitionen. Die Tabelle wird in etwa so aussehen:

Businessplan Ergebnisszeilen

Mit ein paar Zeilen Abstand werden die letzten Kategorien eingetragen, die wir besprochen haben: sonstige Einkünfte, Privatausgaben und Privatergebnis. Diese Zahlen sind für Clara sehr wichtig (und werden es für euch sicherlich auch sein), um eure private Situation während der Geschäftstätigkeit abzuklopfen.

Die Schlüsselfrage ist ja «werden die Einnahmen aus dem Geschäft ausreichen, um mein Lebensunterhalt damit zu verdienen?»
Diese privatbezogenen Daten müssen nicht in der Endfassung auftauchen, die abgegeben wird. Sie sind aber sehr wichtig um zu sehen, was für euch privat übrig bleibt.

Hier ist Claras Beispiel mit der gesamten Liste der Kategorien.

Businessplan alle Kategorien und Überschriften

Schritt 3: Monate und Maßnahmen eintragen

Nach der Vertikalen des Jahresplans bauen wir die Horizontale auf — die ersten 12 Monate. So sieht das Ergebnis davon aus:

Businessplan Monate

…und haben damit unsere «Geschäftsmatrix» für das erste Jahr fertig. Um diese Matrix mit Zahlen zu füllen, nehmen wir noch die Maßnahmen aus dem Spielplan zur Hand und tragen sie unter allen anderen Kategorien in der jeweiligen Monatsspalte ein. Hier Claras Gesamtübersicht mit allen Maßnahmen:

Businessplan Marketingmaßnahmen

Diese Maßnahmen sind wie ein Kompass. Anhand dieser Maßnahmen —vor allem anhand der erwarteten Ergebnisse daraus — wollen wir schließlich unsere Einnahmen vorhersagen.

In der Endfassung müssen diese Maßnahmen selbst nicht zwangsläufig stehen. Schließlich dient das Geschäftskonzept als eine Beschreibung der Marketingmaßnahmen. Clara wird diese Stichpunkte später rausschneiden. Im Moment sind sie jedoch sehr praktisch, um die Umsatzwerte besser zu kontrollieren.

Schritt 4: Die festen Ausgaben eintragen

Tragen wir erst ein, was nicht von Monat zu Monat neu zu berechnen ist: die monatlichen Festausgaben. Clara überträgt ihre Zahlen in den ersten Monat…

Businessplan Festkosten Beträge

…und kopiert sie für die restlichen elf.

Es kann verführerisch sein, die Ausgaben in den ersten Monaten geringer zu machen. Schließlich gibt es wohl kaum gleich Personal und noch müssen ja keine Steuern bezahlt werden.

Muss das sein? Muss es nicht. Die Ausgaben sind erstens Durchschnittswerte und zweitens wollen wir ein pragmatisch-pessimistisches Bild aufbauen. Die Ausgaben könnten (und werden wahrscheinlich) am Anfang geringer ausfallen aber was ist, wenn plötzlich nicht einkalkulierte Kosten anfallen? Was ist, wenn doch höhere Anwaltskosten gleich nach der Gründung folgen? Oder ein Fehler zu Korrekturen und damit verbundenen Kostensteigerungen führt?

Wir rechnen pessimistisch und hoffen, dass wir unsere eigenen Erwartungen übertreffen.

Schritt 5: Die Einnahmen eintragen

Clara hat ihren Auftragspreis kalkuliert und nimmt ihn als Basis für weitere Berechnungen: 3.836€ Brutto pro Auftrag. Aufträge können (und werden) unterschiedlich ausfallen, deswegen wird sie nachher mit einem Faktor arbeiten.

Für den Anfang wird ein durchschnittlicher Auftrag als die Einheit bestimmt und wie folgt über die gesamten 12 Monate kopiert:

Businessplan 12 Monate Einnahmen

Anschließend wird in die Zeile «Umsatz aus Aufträgen» eine Formel für jeden Monat eingetragen:

Businessplan Umsatzberechnung

Schritt 6: Die Ausgaben kalkulieren und summieren

Bevor wir die Gesamtsumme bilden können, müssen wir die Herstellungskosten kalkulieren.

Die Vorgehensweise ist dabei einfachheitshalber:

den Anteil der direkten Kosten im Verhältnis zum Auftragspreis berechnen (was wird für die Herstellung/Ausführung pro Auftrag benötigt?)

Claras Berechnung ergibt ca. 5% vom Nettopreis (174€ Kosten / 3.224€ Nettopreis). Wir werden aber noch pessimistischer und verdoppeln diese Einschätzung auf 10% (falls ein Auftrag mal wirklich schief laufen sollte).

Clara trägt die Kosten wie folgt ein:

Businessplan variable Kosten

und summiert anschließend alle Ausgaben:

Businessplan Summen

Auch diese Kalkulationsfelder kopieren wir über das gesamte erste Jahr und bekommen damit die erste Jahresübersicht.

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Schritt 7: Betriebsergebnis kalkulieren

Das Betriebsergebnis ist leicht zu berechnen: alle Einnahmen – alle Ausgaben = Monatsergebnis.

In der Tabelle sieht das dann so aus:

Businessplan Betriebsergebnis Berechnung

Beachtet die Zeile «MwSt aus Umsatz (19%): Clara berechnet die Mehrwertsteuer aus dem Gesamtumsatz unter den Ausgaben, was das Gesamtergebnis um satte 19% senkt.

Kopiert die Werte über alle 12 Monate. Keine Angst, wir gleichen gleich das Bild mit den Maßnahmen ab. Aber davor bilden wir noch schnell kumulierte Ergebnisse.

Was heißt kumuliert und wozu ist es wichtig?

Kumulierte Ergebnisse beziehen den Übertrag aus dem vorherigen Monat mit ein. Ich veranschauliche dies über eine weitverbreitete Illusion, die vielen unbewusst aus dem Privatbereich bekannt sein dürfte. Der Zaubertrick in zwei Schritten ist wie folgt:

  1. der laufende Monat wird mit einem Minus abgeschlossen, sagen wir mal -100€. Ein relativ kurzer Ärger tritt auf :( es wird nicht mehr so viel ausgegeben / man gönnt sich weniger, aber:
  2. das Gehalt / Einkommen / Bonus kommt wieder drauf und — hurra! — es ist wieder ein saftiges Plus auf dem Konto. Alles ist gut.

Oder? O-o-oder? Oder der Trick wurde nicht bemerkt und die Gesichter sind erstaunt (am Ende des Monats ist man wieder im Minus?!). Die Illusion des positiven Ergebnisses ist täuschend — es ist doch echtes Geld auf dem Konto! Was häufig vergessen wird, ist der Übertrag. Die -100€ aus dem letzten Monat sind im aktuellen immer noch auszugleichen. Es heißt, entweder 100€ mehr Geld rein holen, oder 100€ weniger ausgeben.

Sie haben ähnliche Ausgaben wie im letzten Monat und haben am Ende — sim salabim — wieder -100€ auf dem Konto. Wer aufgepasst hat, weiß, dass das kumulierte Ergebnis nach diesen zwei Monaten -200€ beträgt. Die Anforderung an den darauf folgenden Monat wird also doppelt so hoch sein.

Der häufigste Grund für ein chronisches Minus auf dem Konto ist das fehlende Verständnis dieser Kumulation, auch bekannt als Schneeballeffekt.

Damit Claras Enttäuschung nicht unnötig groß wird, bedenken wir gleich die Überträge aus dem letzten Monat und bilden das kumulierte Betriebsergebnis mit einer einfachen Formel:

Businessplan Berechnung kumulierter Ergebnisse

Schritt 8: Maßnahmen und Schwankungen übertragen

Kommen wir zu den wichtigsten Faktoren: unseren Marketingmaßnahmen und den Fluktuationen. Welche Schwankungen gibt es? Einige Beispiele:

  • Sommerloch
  • Weihnachtsboom
  • Schulanfang
  • Ferienzeit
  • eigene Krankheit
  • wohlverdienter Urlaub

Ergänzt die Liste mit für euch relevanten positiven und negativen Terminen.

Für Clara ist besonders das Sommerloch / die Winterzeit wichtig (beide sind nicht so gut für das Geschäft). Dazu weiß sie, dass sie mindestens 4 Wochen weg sein wird, um sich zu erholen. Sie halbiert deswegen die Anzahl der Aufträge in den jeweiligen Monaten.

Businessplan Anpassung der Monatsergebnisse

Achtet darauf, wie sich Betriebsergebniss aufgrund von Kalkulationsfeldern automatisch verändert. Wenn es nicht passiert, habt ihr einen Formelfehler in diesen Feldern und müsst sie noch mal prüfen.

Damit der Plan nicht zu traurig wird, «übersetzen» wir die Ergebnisse der Maßnahmen in Zahlen und hellen damit den Plan etwas auf.
Weil Clara jede Maßnahme mit einem klaren Ziel versehen hat, kann sie diese leichter in Zahlen abbilden:

  • wenn eine Maßnahme einen zusätzlichen Auftrag pro Monat einbringt, schreibt sie einen Auftrag mehr rein
  • wenn eine Maßnahme den Umsatz etwas anhebt (z.B. durch mehrere, aber kleinere Aufträge), schreibt sie die Anzahl mit einem Faktor hin: 1,2 bzw. 1,6 Aufträge usw.
  • wenn eine Maßnahme den durchschnittlichen Auftragswert anheben wird (z.B. durch Preiserhöhung pro m²), erhöht sie den Durchschnittspreis

Businessplan Umsatzmanipulation

Es ist natürlich schwierig, im Voraus die Wirkung von Marketingmaßnahmen oder einer hübschen Webseite auf die Verkaufszahlen einzuschätzen. Empfehlenswert ist, das eigene Bauchgefühl zu halbieren. Noch besser ist es, wenn euch die Richtwerte — etwa die typische AdWords-Konversion in eurer Branche — bekannt sind, um Prognosen aufzustellen.

Schritt 9: Businessplan auf die Privatsituation beziehen

Abschließend bilden wir die Spalte Gesamt rechts vom 12 Monat, um das Jahresergebnis zu sehen.

Businessplan Spalte Gesamt berechnen

Schauen wir, was bisher getan wurde:

  • die Umsätze anhand eines Spielplans fundiert eingeschätzt
  • die Ausgaben akribisch berechnet
  • an staatliche Abgaben wie MwSt oder Gewerbesteuer gedacht
  • das monatliche und kumulierte Betriebsergebnis ermittelt

Wie wirkt sich aber dieses Betriebsergebnis auf Claras Privatsituation aus? Im Businessplan taucht ihr Gehalt nicht auf, was so viel bedeutet, wie dass sie sich privat aus dem Gewinn versorgen möchte.

Dafür ergänzen wir die Tabelle um den letzten Abschnitt, indem wir private Einnahmen und Ausgaben eintragen:

Businessplan Privatausgaben und Privateinnahmen

Was bedeutet das Endergebnis für uns privat? Die Jahresergebnisse in unserer Tabelle enthalten bereits die Antwort auf diese Frage. Wir schauen uns dafür 4 Felder genauer an:

Businessplan Privatergebnis

Die Summe im Privatergebnis ist praktisch das, was bei euch auf dem Konto bleibt, nachdem alle Privatausgaben gedeckt (Wohnung, Unterhalt, Kinder, Auto, etc.) und der Betriebsgewinn, als auch sonstige Privateinkünfte eingeflossen sind.

Je mehr auf dem Konto übrig bleibt, umso eher kann Clara sich eine größere Wohnung oder Bio-Gemüse leisten.

Schritt 10: Das zweite Jahr aufbauen

Das Grundgerüst ändert sich nicht im zweiten Jahr, daher reicht ein einfaches Kopieren und Einfügen der ersten 12 Monate:

Businessplan zweites Jahr

Die Marketingmaßnahmen für das zweite Jahr müssen nicht so detailliert ausgearbeitet werden. Ein zusätzlicher Faktor kann genutzt werden, um pauschal die Zahlen des Vorjahres zu erhöhen:

Businessplan zweites Jahr Faktor

Die privaten Einnahmen und Ausgaben sollten neu eingeschätzt werden — die Lebenssituation in zwei Jahren wird selten die gleiche wie die jetzige sein. Darüber hinaus stehen noch folgende Anpassungen aus:

  • die kumulierten Werte anpassen: die kumulierten Ergebnisse im ersten Monat müssen an die Ergebnisse des letzten Vorjahresmonats angeknüpft werden
  • die Umsätze und Ausgaben, als auch Privateinkünfte und -ausgaben anpassen
  • das Gesamtergebnis über zwei Jahre berechnen

Nachdem ihr alle Anpassungen durchgeführt habt, ist der Businessplan für die anstehenden 2 Jahre fertig. Die Mindestanforderung für die fachkundige Stellungnahme ist jedenfalls erfüllt worden. Ihr könnt jetzt ein paar Tage über diese Prognose meditieren, sie mit Freunden oder dem Partner besprechen, doppelt und dreifach prüfen und anschließend abgeben. Wer bisher alle Schritte mitgemacht hat, ist im Besitz eines gründlichen und vollständigen Businessplans.

Das war’s eigentlich auch, herzlichen Glückwunsch, ihr seid durch! Viel Spaß beim “Number-Crunching”, Einschätzen und Fantasieren!
Das kommt etwas abrupt nach so viel Text, ich weiß. Vielleicht hilft ein ermutigendes Bild:
lolpic

Bonus-Track

Bevor ihr geht und euer Vorhaben mutig modelliert, noch eine letzte Übung für alle Unternehmungsfreudigen:

Halbiert die Umsatzerwartung.

Nehmt die erwarteten Verkaufsmengen und teilt sie durch zwei. Das ist etwas, was der nüchterne Realist jetzt tun würde. Sieht erschreckend aus? Entspannt euch — wahrscheinlich fühlt ihr euch so ähnlich in drei Monaten nach der Eröffnung!

Wenn ihr die Tabelle richtig aufgebaut habt, werden sich die Ergebnisse automatisch ändern, sobald ihr Anzahl der Aufträge halbiert habt. Dadurch würdet ihr den Investitionsbedarf aufdecken und erkennen, wieviel Kapital im allerschlimmsten Fall benötigt wird, (vor allem wenn ihr nicht an euren Preisen drehen wollt).

Die Wirklichkeit wird wie immer kaum mitspielen. Kundengewinnung könnte sich als schwieriger erweisen, Ausgaben stapeln sich gern und Zeitschlucker entstehen unerwartet, während die geplanten Maßnahmen durchgezogen werden. Je nüchterner der Plan, umso leichter wird man mit der Realität umgehen können. Unrealistische Pläne bringen dagegen Unmengen Frust mit sich.

Und was ist jetzt mit Clara?

Wenige Lebensreisen verlaufen so optimistisch, wie die Vorfreude. Der erste Freund ist nicht der letzte, der erste Sex ist weniger abgefahren, als erhofft und überhaupt — manchmal ist das Leben ein Arschloch, was genauso auf das Geschäftsleben zutrifft.

Claras Online-Werbemaßnahmen fallen tatsächlich wesentlich schlechter aus, als sie sich das erhofft hatte und bei den Ausgaben hat sie sich dafür massiv verschätzt. Eine zu frühzeitige Einstellung von einem Mitarbeiter (früher, als sie eigentlich geplant hatte) führte zu einer interessanten Bekanntschaft mit dem Arbeitsgericht und der Erfüllung ihren neuen sozialen Verpflichtungen als Arbeitgeber.

Für Clara sieht es wie für die restlichen 98% der Unternehmer aus: viel Schweiß, mühselige Umsatzsentwicklung, regelmäßige Zweikämpfe mit Geschäftskosten im Bankrott-Ring und nur seltene Begegnungen mit Glückschancen.

Clara pirat

Es ist die Reise an sich, die für Clara und viele andere Ansporn genug ist, dran zu bleiben. Zu schauen, ob die eine schwere Phase noch überstanden werden kann, oder die Werbemaßnahme endlich funktioniert. Sich beweisen, dass alles tatsächlich selbst verdient ist, dank der eigenen richtigen Entscheidungen und Bemühungen.

Zum Glück wird das zweite Jahr viel einfacher für Clara — ihre Einschätzungen werden viel nüchterner. Der Plan für das darauf folgende Jahr — noch erwachsener.

Damit es eine Aussicht auf das zweite Jahr überhaupt gibt, muss der wichtigste Schritt jetzt sofort getan werden. Jetzt die Geschäftsidee bestätigen und ein Businessplan dafür konstruieren. Die Vorlage dafür habt ihr jetzt.