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Der Spielplan ist der wichtigste Teil der Businessplanerstellung. Im ersten Teil der Serie haben wir zusammen mit Clara die Ausgaben bestimmt. Im zweiten Teil haben wir uns die möglichen Einnahmen vorgestellt und geschaut, wieviel davon übrig bleiben würde, nachdem alle Ausgaben gedeckt sind.

Jetzt schauen wir uns an, was wir im ersten Jahr erreichen wollen. Es ist sehr ambitioniert und schwebt zwischen Fantasien und Wahnvorstellungen. Aber für die fachkundige Stellungnahme und die Agentur für Arbeit wird nun mal eine langfristige Einschätzung benötigt. Nicht zuletzt, um die kaufmännischen Fähigkeiten (=den rationalen Pessimismus) der Gründer zu prüfen.

So wie eine Doktorarbeit nicht so sehr die intellektuelle Überlegenheit, sondern die Fähigkeit zum wissenschaftlichen Arbeiten bezeugen soll.

Für den gesunden Pessimismus und eine realistischere Einschätzung brauchen wir einen Spielplan.

Um die Geschichte abzurunden, brauchen wir wieder unsere Protagonistin Clara. Hallo, Clara, schön dich wiederzusehen.

Clara ist besorgt

Clara kennt ihre Ausgaben und weiß, was ihr aus dem Geschäft übrig bleibt, wenn die Einnahmen so sind, wie sie sich diese vorstellt.

Vor allem nachdem sie die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen hat, weiß sie, dass es wohl nicht so rosig sein wird, wie sie es sich vorgestellt hat.

Jetzt geht es darum, eine Prognose realistischer zu gestalten, als «nimm meine Hand, ich bau dir ein Schloß aus Sand, irgendwie, irgendwo, irgendwann».

Statt Zahlen von der Decke zu greifen, nutzt Clara ein 3-Schritte-System, um die Zahlen für das erste Jahr etwas realistischer einzuschätzen.

Schritt 1: Das Große Ziel

Kennt ihr zufällig den alten Kung-Fu-Streifen «36 Kammern des Shaolin?»1.

36 chambers

In dem Film wird die klassische Geschichte eines Außenseiters und zukünftigen Weltverbesserers in Kung-Fu-Fassung erzählt.

Am Anfang kann der junge Mann nichts, dann sagt er sich «OK, dann mache ich halt alle Qualen durch» und arbeitet systematisch alle Herausforderungen und Übungen ab, bis er der Ober-Kung-Fu-Macker-Besser-Als-Jackie-Chan wird und sogar die bestehenden Kammern des Tempels um eine neue erweitert.

In diesem Film wird die Macht des «Blueprints», einer Blaupause, kombiniert mit einem einzigen und einfachen Ziel, sehr deutlich.

So gehen wir mit Clara auch an die Finanzplanung heran. Als erstes bestimmen wir Das Große Ziel, a.k.a. die Hauptkennzahl.

Was wird das Hauptziel im ersten Jahr sein? 107 Verkäufe? 10.015 Abonnenten? 12 Webprojekte? 49 Logos? 283 Taschen? 68 Koi-Fische?

Was ist das einzige Ziel, das ihr erreichen wollt?

Für Clara sind es 45.136€ Umsatz (netto) 2 Das könnten entweder 14 große Fassadenaufträge à 3.224€ sein oder eben mehrere kleinere. Aber sie will mindestens die 45.136€-Marke erreichen.

Danach wäre sie definitiv das Ober-Kung-Fu-Mädel-Besser-Als-Die-Darstellerin-Aus-Crouching-Tiger-Hidden-Dragon.

Diese Zahl sprüht sie sich auf eine Wand, groß und von jeder Ecke des Arbeitszimmers aus gut sichtbar.

Claras Kennzahl

Dies ist der Hauptfokus von Clara und bei jeder Entscheidung, jeder Überlegung und jeder neuen Idee stellt sie sich eine einzige Frage:

«Hilft es mir, mit Fassadengestaltung die 45.136€ zu erreichen oder nicht?»

Alles was mit «na klar hilft es!» beantwortet wird, bekommt eine höhere Priorität. Alles, was mit «nein, aber ich erweitere meinen Horizont/gebe meinem Geschäft neue Perspektiven/helfe meinen Freunden» beantwortet wird, kommt ganz unten auf die «Ideen-für-später-Liste».

Nehmt euch einen neuen Zettel und den dicksten Stift, den ihr habt. Mit diesem Marker (oder gleich mit der Farbrolle) schreibt ihr euer Großes Ziel auf und hängt das Blatt schon mal auf.

Jetzt wisst ihr, wo der Hammer hängt.

Schritt 2: Die 36 Kammern

Jetzt, wo das Große Ziel klar und eindeutig formuliert ist, kommen wir zu den 36 Kammern.

36 fails

Als Erstes bestimmen wir 4 Hauptbereiche:

  • Management
  • Marketing
  • Design/Entwicklung
  • Politur

Dafür nehmen wir wieder ein Blatt und teilen es in der Mitte in 4 Sektoren auf (aber nicht mehr mit dem dicken Marker):

Vier bereiche

Seht ihr die 9 Punkte in jedem Bereich? Neben jedem Punkt schreiben wir jetzt eine Maßnahme auf. Diese Maßnahmen sollen das Erreichen des Großen Ziels ermöglichen.

Jede Maßnahme soll entweder mehr Umsatz, mehr verfügbare Zeit, eine höhere Umwandlungsrate oder geringere Kosten zur Folge haben.

Hier ist Claras Beispiel mit konkreten Maßnahmen (es sind -zwinker-zwinker – 36 geworden):

36 massnahmen

Ihr werdet im Laufe der Zeit sehen, was ihr tatsächlich schafft und entsprechend eure Planung anpassen können. Clara vermutet, dass die Erfahrung schmerzhaft sein und sie nicht alles schaffen wird. Sie entscheidet sich trotzdem für diese Anzahl, damit sie jeden Monat 3 Maßnahmen umzusetzen hat.

Lyrische Abschweifung: Warum eigentlich 3 Maßnahmen? Neben der tatsächlichen Arbeit bleibt doch gar nicht so viel Zeit für weitere Maßnahmen übrig.

Diese Medizin hat zwei Nebenwirkungen:

  1. Es wird verdeutlicht, wie schnell und umfangreich Projekte werden können. Ohne konkrete Punkte in dem Plan erscheint alles übertrieben blumig: «Und dann verkaufe ich genug und dann mache ich ein dickes Plus und dann bin ich reich und erfolgreich».
  2. Die Knappheit der Zeit für viele Maßnahmen erzwingt schnelle und günstige Lösungen.

Eine Gründung mit Gründungszuschuss setzt schnelle und günstige Lösungen voraus, weil das Budget sehr beschränkt ist. Einschränkungen wiederum sind praktisch, um einen Rahmen für den Umfang jeder Maßnahme zu schaffen. Web-Portfolio in einer Woche? Kein Problem, wenn dafür eine Fertiglösung benutzt wird, für die man sich innerhalb eines Tages entscheidet.

Sonst kommt es dazu, dass auch nach 6 Monaten nichts fertig ist.

Eine Verbesserung wird möglich sein, wenn der Umsatz stimmt und das Geschäft sich positiv entwickelt. Und sonst wurde zumindest nicht unnötig viel Zeit und Geld verschwendet.

Ja, 3 Maßnahmen pro Monat ist sehr ehrgeizig. Sich zu viel vorzunehmen wird allerdings zum Delegieren anleiten. Ihr sollt nicht alles selber machen, sondern möglichst schnell dazu übergehen, die Aufgaben zu verteilen.

Clara sucht sich jeden Monat drei Bereiche und aus jedem Bereich jeweils 1 Maßnahme aus. Einer von vier Bereichen «ruht» einen Monat lang. Hier ist ihre Liste für den ersten Monat:

3 erste massnahmen

Jede Maßnahme bekommt ein eigenes Ziel. Mit einem Ziel wird ergebnisorientiert gearbeitet und es gibt ein Urteilskriterium, ob die Maßnahme überhaupt sinnvoll ist.

  • Steuerberater finden: günstiger Steuerberater, der mit meiner Buchhaltungs-App zusammenarbeiten kann
  • Web-Portfolio: 1% höhere Umwandlungsrate3.
  • AdWords-Werbung: ein neuer Auftrag in Höhe von 50% des Durchschnittswertes, bei einem Werbebudget von 100€ (SPOILER: hier wird sie kläglich scheitern und 100€ umsonst verbrannt haben)

Erfüllt oder noch besser übertrifft die Maßnahme das Ergebnis, kann sie fortgeführt und erweitert werden. Liefert sie kein befriedigendes Ergebnis, wird die Maßnahme eingestampft und eine andere ausprobiert (dafür haben wir ja diese große Liste erstellt).

Wir merken uns auch an der Stelle, dass erfolgreich gelaufene Maßnahmen in Routine übergehen. Das Web-Portfolio wird nach Abschluss der Maßnahme weiter laufen. Anzeigen werden weiter geschaltet, wenn sie Umsätze erzeugen. Sie ersetzen jedoch keine anderen Maßnahmen aus der Liste.4.

Schritt 3: Gruppen festlegen und priorisieren

Ähnlich wie beim letzten Schritt macht Clara weitere 3er-Gruppen, bis sie insgesamt auf 12 Gruppen kommt und — boom!  — die 12 Gruppen für die ersten 12 Monate sind fertig. Wir ordnen sie mal zur Übersicht:

12-gruppen

Genau wie im letzten Schritt, weist Clara jeder Maßnahme ein Ziel zu.

Anschließend werden diese Gruppen gewichtet. Welche ist die allerwichtigste aus den 12 Gruppen? Welche ist die nächste?

Die Wichtigkeit ergibt sich daraus, wie schnell und stark es Das Erreichen Des Großen Ziels beeinflusst.

Es sind Vermutungen, überhitzt die Hirne nicht. Wichtig an der Stelle ist es, sich zu entscheiden. Am Ende sollten es 12 Gruppen in einer bestimmten Reihenfolge sein. Die unwichtigsten Gruppen (also die letzten zwei) sind der «Puffer», sprich Maßnahmen, die entfallen können, falls ihr in Verzug kommt. Ausserdem werdet ihr merken, wie manche Maßnahmen plötzlich an Wichtigkeit verlieren, wenn ihr diese Dreier-Gruppen ordnet.

Diese 12 Gruppen repräsentieren die Arbeit für die ersten 12 Monate. Da jede Maßnahme auch noch ein Ziel hat, können wir anfangen, das Zahlenwerk zusammenzustellen.

Nur wer sich genaue Maßnahmen überlegt und genaue Ziele festlegt, hat eine höhere Chance auf Erfolg. Keine Garantie, sondern einfach nur höhere Chance.

Selbst wenn nicht alles aufgeht, ist es wichtig zu wissen, was genau man vorhat und welche paar Sachen diesen Monat zu erledigen sind.

Alle anderen Techniken sind Schönmalerei: «Ich werde irgendwie Werbung machen und es wird bestimmt irgendwie meine Umsätze um sicherlich mindestens 10% steigern». Aaahja…

Solche Geschäftsleute erfahren schnell eine bittere Realitäts-Klatsche:

klatsche

Nehmt euch also ruhig ein paar Tage Zeit, eure Maßnahmen genau zu überdenken und vor allem, um sie mit Zielen zu versehen. Welches genaue Resultat sollte jede Maßnahme haben? Wie wird jede einzelne Maßnahme euch dem Endergebnis näher bringen?

Zum Mitnehmen bitte

Um sich an die Zahlen ran zu setzen, benötigen wir Ein Großes Ziel. Dieses Große Ziel wird uns helfen, Prioritäten richtig zu setzen und nicht das Wesentliche aus den Augen zu verlieren.

Für das Erreichen des Großen Ziels erstellen wir eine Liste von Maßnahmen aus den vier Bereichen:

  • Management
  • Marketing
  • Design/Entwicklung
  • Politur

Jeder Maßnahme weisen wir einen Zielwert zu, damit eindeutig entschieden werden kann, ob die Fortsetzung dieser Maßnahme Sinn ergibt.

Nachdem die Liste fertig ist, schließen wir nicht mehr als drei Maßnahmen zu einer Gruppe zusammen. Diese Gruppen repräsentieren die Arbeitsmonate, und die Zielwerte der Maßnahmen erlauben die Prognose für Einnahmen und Ausgaben des jeweiligen Monats.

Schließlich gewichten wir jede Gruppe und ordnen sie von der wichtigsten zur unwichtigsten Gruppe und haben damit den Spielplan für das erste Jahr.

Im nächsten und letzten Teil der Serie werden wir diese Gruppen in Zahlen umwandeln, unsere Berechnungen für Ausgaben und Einnahmen mit einbringen und ein fertiges Zahlenwerk a.k.a. Liquiditäts- und Rentabilitätsanalyse erstellen.

Habt ihr Fragen oder Ergänzungen? Kommentiert!

  1. Wusstet ihr, dass «Kung Fu» nicht für fetzige Akrobatik-Tricks, sondern für «Harte Arbeit» steht? Finde ich viel passender als den Ausdruck «Start-Up», der romantischer klingt, als er soll.
  2. Wir wissen aus dem zweiten Teil, dass jeder Rechnungsbetrag 19% mehr enthält, was auch der Brutto-Betrag genannt wird. Für Clara ist es wichtig, dass nach der Abgabe der MwSt aus allen Rechnungen mindestens 45.136€ an Umsatz erzielt werden.
  3. Ich erwähne nicht zum ersten mal die Umwandlungsrate, deswegen klären wir diesen Begriff endlich. Umwandlungsrate («Conversion Rate» auf Englisch) ist das Verhältnis von Käufern zu Interessenten. Wenn Clara also 2 Aufträge aus 100 Kontakten gewinnt, hat sie eine Umwandlungsrate von 2% (2/100). Will sie ihre Umwandlungsrate um 1% steigern, heißt es, dass sie aus den gleichen 100 Kontakten 3 Aufträge gewinnen will (3/100)
  4. «Aber ich schaffe doch keine 3 neue Maßnahmen, wenn immer mehr von denen zur Routine werden!» Aber wer sagt denn, dass es einfacher wird? Wenn Umsätze steigen, werden mehr Ressourcen für die Abgabe der Routine zur Verfügung stehen und wenn nicht, dann wird weiterhin fleißig mit der eigenen Schaufel gebuddelt