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Vor genau zwei Jahren habe ich meinen Antrag auf Gründungszuschuss an die Agentur für Arbeit abgegeben.

Geschwitzt hab ich… Werde ich damit überzeugen können? Sehen die Zahlen gut aus? Ist das Projekt realistisch?

(Hinweis: die Zahlen sahen überzeugend aus, aber der ursprüngliche Plan ist nur zum Teil aufgegangen :)

Die entscheidende Komponente für einen erfolgreichen Antrag ist der von dir aufgestellte Businessplan für die kommenden zwei-drei Jahre.

Zwei-drei Jahre?!

Aragorn the prophet

Man sagt nicht einfach die Zukunft voraus

Ich finde, es klingt nach viel und erfordert eine reiche Fantasie. In Wirklichkeit wird auch ein zweijähriger Plan genehmigt, solange er nachvollziehbar ist.

In dem ersten Teil der Businessplan-Serie erstellen wir gemeinsam eine Ausgabenübersicht. Dafür stelle ich euch Clara vor:

Clara die Gründerin aus der Arbeitslosigkeit

Hallo Clara, schön dass du bei uns bist.

Clara ist eine sehr fähige Illustratorin mit einer Schwäche für Street-Art (oder wie es weniger populär heißt – Graffiti). Sie hat in einer Werbeagentur gearbeitet und es sah rosig aus, bis die beiden größten Auftraggeber der Firma abgesprungen sind. Als Folge erhielt Clara die Kündigung.

Unangenehm, aber nicht tödlich. Clara ist guter Dinge und motiviert, denn in der Kündigung sah sie endlich eine Chance, ihr eigenes Business aufzustellen.

Schon während der Beschäftigung in der Werbeagentur hatte sie hin und wieder Aufträge zur Fassadengestaltung angenommen, einige ihrer Gestalter-Freunde würden gerne von ihr lernen, wie sie ihre Preise auch so lukrativ halten kann, wie Clara.

Die Idee mit Fassadengestaltung hat Clara bereits getestet und weiss, wie sie erste Aufträge bekommt. Über die Wünsche ihrer Freunde denkt sie später nach.

Für den Antrag auf Gründungszuschuss braucht Clara einen Businessplan. Und diesen erstellen wir zusammen mit ihr.

Schritt 1: Privatausgaben zusammentragen

Erst mal was einfaches, um einzusteigen.

Bevor Clara sich Gedanken über die Preisberechnung und Zielgruppe macht, schaut sie, wieviel sie im Monat ausgibt.

Das erste Ziel ist schließlich, eigene Kosten zu decken.

An dieser Stelle könnt ihr euch ein Blatt Papier nehmen, euer Lieblingsgetränk einschenken und mitschreiben.

Vielleicht habt ihr sogar schon die Ausgaben in eurer Banking-App kategorisiert. Wenn nicht, hier eine Liste von Clara:

Businessplan Gründungszuschuss Privatkosten

Bei Kosten, die vierteljährlich oder gar jährlich entstehen (z.B. Haftpflichtversicherung oder KFZ-Steuer) kann die Jahressumme durch 12 geteilt werden, um einen monatlichen Richtwert zu bekommen.

Folgende Kategorien reichen aus:

  • Wohnkosten. Dazu zählen Miete (warm), Strom & Gas und alle Anschlüsse (Haustelefon bzw. Internet)
  • Verpflegung. Monatliche Ausgaben für Essen, Hygieneartikel und Klamotten
  • Transport. Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Auto.
  • Versicherungen. Dabei werden jährliche Beträge durch 12 geteilt und als Monatssumme eingetragen.
  • Krankenkasse. Weil Selbständige und Firmenbesitzer die Beiträge aus eigener Tasche zahlen, sollten diese Kosten bedacht werden, auch wenn sie bisher vom Arbeitgeber getragen wurden.
  • Haushalt. Alles, was die Hauseinrichtung und -pflege betrifft, wie Möbel oder Pflanzen.
  • Kind. Oder Haustier. Je nachdem, was da ist :)
  • Sonstiges. Der Rest. All das Spielzeug, Spontankäufe und Sündenfutter kann in dieser Kategorie zusammengefasst werden.

Schreibt auf dem Zettel eure monatlichen Ausgaben auf. Bei Clara ist eine stolze Summe zusammengekommen: 1705€.

Summiert eure Zahlen und schaut, ob das Ergebnis euren monatlichen Privatausgaben entspricht.

Deckung der Privatkosten ist die absolute Minimalanforderung an die monatlichen Einnahmen aus dem neuen Geschäft. In anderen Worten: euer Nettogehalt müsste mindestens die Privatkosten decken.

Diese Kosten müssen also mindestens gedeckt werden, damit Clara nicht verhungert oder das Dach über dem Kopf (oder den Kopf selbst) verliert, während sie ihr Geschäft auf die Beine stellt.

Schritt 2: Arbeitskosten bestimmen

Die nächste Überlegung ist, was das Geschäft an sich kosten wird.

Businessplan Gründungszuschuss Arbeitskosten

Schauen wir uns die einzelnen Posten im Detail an.

Büro bzw. Arbeitsbedarf

Clara arbeitet von ihrem Hausstudio aus und hat deswegen keine direkten Bürokosten. Dagegen braucht sie einiges an Material (Sprühdosen, Farbe, Stifte, Papier, Leinwände, etc.). Aus ihrer Erfahrung weiß sie, dass sie monatlich ca. 300€ dafür braucht. Diese Kosten sind nicht projektbezogene Kosten, sondern allgemeiner Natur. Also etwas, was Clara sowieso braucht, noch bevor sie einen Arbeitsauftrag annimmt.

Ähnlich könnt ihr einschätzen, was für eure Arbeit benötigt wird. Schreibt euch auf dem Zettel auf, was ihr für die tägliche Arbeit braucht:

  • wird Hardware/Software benötigt, die erst erworben werden muss? Z.B. Adobe Creative Suite oder eine Buchhaltungs-App mit monatlicher Gebühr. Drucker, Fax, Plotter, Nähmaschine, Spiegelreflex-Kamera?
  • werden sonstige Rohstoffe und Arbeitsmittel benötigt?

Wenn ihr noch keine Erfahrung mit dieser Kostenstruktur habt, ist es besser, die Kosten höher einzuschätzen, als zu niedrig.

Home-Office und Kostenerstattung. Wer von zu Hause aus arbeitet und ein Teil der Wohnung oder des Hauses als Arbeitszimmer/Studio/Werkstatt nutzt, kann bei der Steuererklärung den Mietanteil als Werbungskosten absetzen. Hier ein buntes Hilfsdiagramm von Steuertipps.de, um herauszufinden, was auf euch zutrifft:

Arbeitszimmer Diagramm

Kleines Rechenbeispiel

Die Wohnung von Clara ist 80m² groß und kostet 600€ im Monat. Ihr «Studio» ist ein 30m² großer Raum (Anteil ist somit 30/80 = 0,375).

600€ × 0,375 = 225€ im Monat. 225€ × 12 = 2700€ im Jahr.

Also kann sie diese 2700€ als Werbungskosten absetzen.

Telefon und Internet

Weil Clara häufig große Bilddateien an ihre Auftraggeber versendet, bestellt sie sich einen schnellen Internet-Tarif und einen zusätzlichen Anschluss, um eine getrennte Telefonleitung für die Arbeit zu haben.

Schreibt euch auf dem Zettel auf, was die Kommunikation kosten wird. Tipp: der Handyvertrag ist der erste Kandidat für die Umstellung auf Firmenkosten.

Steuern

Diese Kategorie ist besonders wichtig. Clara hat eine UG gegründet um das Risiko einer Privathaftung zu minimieren. Bei Fassadengestaltung kann durchaus ungewollter Schaden entstehen. Eine persönliche Haftung dafür ist nicht sonderlich angenehm.

Die Gründung einer Kapitalgesellschaft (a.k.a. UG) ist mit gestiegenen Steuerabgaben verbunden: Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer und schließlich eine eventuelle (und sehr wahrscheinliche) Nachzahlung nach dem Jahresabschluss. Um keine großen Summen auf einmal zu blechen, werden — sehr vorausschauend — monatlich Beträge auf ein Unterkonto überwiesen.

Die Höhe der Gewerbesteuer und weiterer Beiträge (z.B. Mitgliedschaft bei der Handelskasse) hängt vom Bundesland ab. Wie es in eurem Fall aussehen wird, könnt ihr mithilfe eines anschaulichen Kalkulators einschätzen.

Nur wer rechtzeitig einen Puffer für die Steuerabgaben aufbaut, wird eine unangenehme, große Nachzahlung zwei Jahre später vermeiden können.

Ein Jahresabschluss kann dauern, das Finanzamt ist relativ langsam aber mit einem Todesbiß des Pitbulls. Die Zahlungen werden entweder rechtzeitig erfolgen oder mit weiteren Mahngebühren versehen.

Versicherungen

Um die Kosten eines eventuellen Schadenersatzes zu minimieren, schließt Clara eine Zusatzversicherung ab.

Ihr könnt mit eurem privaten Versicherungsberater sprechen, welche Pakete und Möglichkeiten es gibt. Die Notwendigkeit einer Versicherung müsst ihr selbst einschätzen. Heizungsmonteure tragen definitiv höheres Risiko, als eBook-Autoren.

Werbungskosten

Flyer, Banner, Teilnahmegebühren an Ausstellungen und Flohmärkten. Alles, was in die Kategorie «das ist Werbung für mein Unternehmen» fällt.

Clara beschränkt sich auf Online-Präsenz und Selbstpromotion. Es macht auf jeden Fall Sinn, ein Budget zu bestimmen (und einen Marketingplan zu erstellen, aber dazu später). Die Domain und Webspace wird sicherlich Geld kosten. Alle damit verbundenen Einkäufe auch (Visitenkarten, Plakate, Fensterdeko, etc.).

Personal und Sozialabgaben

Weil Clara bei Fassadenaufträgen einen Helfer braucht, rechnet sie einen Mitarbeiter fest ein.

Falls ihr über Mitarbeiter nachdenkt, müssen Sozialabgaben bedacht werden. Diese 35% Mehrkosten erwarten euch, sobald ein Arbeitsvertrag über Minijob hinaus zustande kommt. Auch wenn ihr selbst die einzigen Angestellten seid.

Was heißt Mehrkosten? Angenommen, ihr habt jemanden auf 1000€ monatlich angestellt. Im Endeffekt werden monatlich 35% mehr, also ca. 1350€ abgeführt. Als Gehalt und Einzahlung in die staatlichen und Versicherungskassen. Dies trifft nicht zu, wenn ihr mit Freelancern arbeitet, weil diese Arbeit auf Rechnung passiert. Bei Arbeit auf Rechnung fallen die üblichen 19% Umsatzsteuer an, solange der Rechnungsaussteller in Deutschland ist. Rechnungen aus dem Ausland (z.B. USA) sind ohne die 19% MwSt.

Übrigens, immer wieder sehr lustige Erfahrung, einen Arbeitsvertrag vorzuzeigen, der beiderseits (als Arbeitgeber und Arbeitnehmer) von dir unterschrieben ist. Sehr empfehlenswert, wenn ihr auf Klärungsgespräche steht.

Schreibt euch auf, ob und wieviel ihr für die Mitarbeiter einkalkulieren wollt.

Wichtig: Hier sollten keine Freelancer oder Mitarbeiter auftauchen, die projektbezogen — sprich, zeitbeschränkt — eingesetzt werden. Diese Kosten werden wir im 2. Teil bei der Preiskalkulation bedenken, weil sie ja nur ein bestimmtes Projekt betreffen.

Dagegen zählen alle Freelancer und Mitarbeiter dazu, die regelmäßig am Geschäftsalltag sich beteiligen werden. Werden bestimmte Arbeiten permanent outgesourced? Kann jemand eine zeitraubende Routine übernehmen (z.B. ein Virtual Assistant), damit ihr euch mehr um die Geschäftsentwicklung kümmern könnt? In dem Post über Stolpersteine der ersten zwei Jahre schreibe ich ausführlich darüber, welche Vorteile der Einsatz von Freelancern und Aufgabendelegierung bringt.

Schließlich noch eine Anmerkung: wenn ihr alleine am Geschäft arbeiten werdet und euch ein Gehalt auszahlen wollt, zählt es ebenso unter «Personal» auf. Spätestens nach den ersten 6 Monaten (wenn der Gründungszuschuss I ausläuft) müsst ihr euch ein Gehalt auszahlen, welches eure Privatausgaben decken kann. Behaltet es im Hinterkopf.

Rechts- und Beratungskosten

Wie Rainald Grebe es so schön im Lied «Oben» sagt: «Seitdem ich einen Anwalt habe, brauche ich ihn auch».

© t-online.de

Rainald Grebe weiss bescheid © t-online.de

Zwar muss es nicht gleich soweit kommen, aber einen geringen Betrag würde ich monatlich trotzdem einkalkulieren. Steuerberater stellen gerne eine Rechnung aus, wenn ihr euch umfassender beraten lässt. Das gleiche betrifft Notare und Anwälte.

Wer zwischen 400 und 500€ im Jahr dafür zur Seite legt, hat weniger Kopfschmerzen, wenn es hart auf hart kommt und ihr Hilfe braucht.

Wenn ihr keine genaue Vorstellung habt, was euch die Beratung kosten wird, könnt ihr ruhig den Richtwert von 40–50€ monatlich übernehmen.

Bank- und Finanzierungskosten

Die Bank wird sich freuen, Clara ein schön überteuertes Geschäftskonto anzudrehen. Es besteht jedoch keine Pflicht, ein Geschäftskonto einzurichten. Dies bezieht sich vor allem auf Personengesellschaften (z.B. GbR).

Für den Anfang reicht es aus, wenn ein Unterkonto zu einem Privatkonto eingerichtet wird und der gesamte Geschäftsverkehr darüber läuft. So können unnötige Mehrkosten für ein neues Geschäftskonto vermieden werden. Eine Trennung von Privat- und Geschäftsverkehr ist dringend zu empfehlen. Die Nutzung von einem Konto sowohl für private, als auch geschäftliche Zwecke kann schnell unübersichtlich und sogar gefährlich werden (z.B. wenn private Verschuldung aus Firmenumsätzen gedeckt wird, was im Falle einer Kapitalgesellschaft so nicht zugelassen ist).

Die Geschäftsbedingungen für ein Privatkonto sind anders, als für ein Geschäftskonto und hängen mit den Verbraucherschutzregulierungen zusammen. Um eine gute Entscheidung zu treffen, sollten jährliche Kosten verglichen werden.

Clara entscheidet sich für den sauberen Weg und eröffnet ein neues Girokonto bei ihrer Bank.

Überlegt euch, wie ihr das machen werdet, vergleicht die Angebote und tragt eine Summe ein, die mindestens diese vier Punkte umfasst:

  • monatliche Kontoführungsgebühr
  • Kosten der Kontobewegungen (Überweisungen, Daueraufträge, Lastschriften und Auszahlungen)
  • Kosten bei Überziehungen, Dispositions- und Kontokorrentkrediten (sind meist höher bei Privatkonten)
  • Kosten für EC- und Kreditkarten (meist in Form jährlicher Gebühren)

Geschäftsdienste

Der letzte Punkt der monatlichen Arbeitskosten.

Weil Clara die Einrichtung und Pflege der Website, als auch SEO und Marketing von Freelancern erledigen lässt, bestimmt sie den monatlichen Betrag für Geschäftsdienste mit 200€. Was bedeutet diese Zahl?

Im Grunde geht es um Dienstleistungen, die „eingekauft“ werden (z.B. Korrekturlesen). Wenn eure Texte nicht von fest angestellten Mitarbeitern (=Personal), sondern vom Freelancern Korrektur gelesen werden, sind es Geschäftsdienste.

Wenn also ein Drittanbieter für die Tätigkeit aktiv wird und dazu diese Arbeiten monatlich (=regelmäßig) zu erwarten sind, können sie in diesem Punkt aufgezählt werden.

Ein anderes Beispiel ist ein Lettershop. Wenn ihr euren Briefversand nicht von zu Hause, sondern von einem Dienstleister erledigen lasst.

Oder die sogenannten “ebüros”, die euch einen Briefkasten, einen Besprechungsraum und Weiterleitung eurer Post für einen Monatsbeitrag anbieten.

Tragt die Summe wieder auf den Zettel ein. Wir warten.

Fertig? Gut.


Diese Arbeitskosten werden direkt aus den Geschäftsumsätzen gedeckt. Eure Privatkosten dagegen nicht.

Die Privatkosten werden durch private Entnahmen (im Falle klassischer Selbständigkeit als Einzelunternehmen) bzw. durch ein Gehalt im Falle einer Kapitalgesellschaft (UG, GmbH) gedeckt.

Warum ist das wichtig?

Bei späterer Planung wird Clara bedenken, dass alle Arbeitskosten zuerst gedeckt sein müssen. Was danach übrig bleibt, kann zur Deckung von Privatkosten genutzt werden. Es reicht also nicht, wenn das Geschäft lediglich Arbeits- oder Privatkosten deckt.

Sämtliche Arbeitskosten müssen gedeckt sein, damit die Rede von einem profitablen Geschäft sein kann.

Schritt 3: Einmalige Kosten bestimmen

Fast, wir sind fast durch.

bored cat

Mit Gründung einer UG stehen weitere Notar-, Gewerbe-, und Eintragungskosten aus. Auch das Startkapital sollte weit über 1€ liegen (Tipp: alle gerade genannten Kosten sollten gedeckt sein, was bei mindestens 400€ sein wird).

Mit Arbeitskosten haben wir eingeschätzt, was das Geschäft monatlich kosten wird.

Jetzt überlegen wir, welche einmaligen Anfangsinvestitionen anfallen können:

  • welche Ausrüstung muss gekauft werden? Ein neuer Rechner, weiterer Bildschirm, größerer Arbeitstisch, Aktenschrank, neuer Anzug oder neue Arbeitsschuhe vielleicht?
  • welche weiteren einmaligen Kosten fallen an? Auswertung des Gründungsprotokolls durch einen Anwalt, Notarkosten, fachkundige Stellungnahmen, Gründerseminare?

Bitte keine Luxusartikel! MacBook ist kein Luxusartikel, auch wenn’s teurer ist als z.B. ein Dell oder Acer Notebook. Ein Porsche als Dienstwagen schon. Eine klare Grenze ist nicht festgelegt, allerdings wird das Finanzamt sehr aufmerksam auf ein junges Unternehmen mit einem Tesla S als Dienstfahrzeug schauen.

Wobei ich nichts gegen ein Tesla S als Dienstfahrzeug hätte — es ist schließlich sehr umweltschonend. Zurück zu einmaligen Kosten. Hier ist Claras Übersicht:

Businessplan Gründungszuschuss Einmalige Ausgaben

Wie der Name schon sagt, braucht ihr für diese Ausgaben einmalig Geld. Bester Zeitpunkt um die Verwandtschaft auf ein Investment in euer “Grand New Ding” anzuhauen.

Übrigens, wo wir gerade bei einmaligen Kosten sind: Ich habe ein Handbuch geschrieben wie ihr erfolgreich den Antrag auf Gründungszuschuss beantragen könnt. Es ist eine kurze und präzise Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ihr den Antrag richtig stellt und alle Unterlagen kugelsicher vorbereitet. Belege wie Businessplan oder Lebenslauf sind wichtig für gute fachkundige Bewertung (Vorlagen sind mit im Paket), aber nur ein gutes Geschäftskonzept, deren Ausführung am besten mit Verkäufen belegbar ist, ist was den Antrag 100% absichern kann. Ich zeige genau, wie eine gute Geschäftsidee gefunden und geprüft wird und anschließend alle Dokumente fürs Arbeitsamt erfolgssicher vorbereitet werden. Es ist eine kleine Investition mit der höhere Ausgaben vermieden werden und der Antrag genehmigt wird:

Handbuch herunterladen

Zurück zu einmaligen Ausgaben.

Bei Clara sind diese überschaubar:

  • Anwaltskosten für die Prüfung der Gründungssatzung
  • Notarkosten für die Anmeldung der UG bei der Handelskammer
  • Steuerberaterkosten für die Anmeldung beim Finanzamt und erste Beratung
  • Gebühr für die Eintragung ins Handelsregister
  • Ein neues Wacom-Tablett für das Zeichnen am Rechner

Fügt ruhig weitere Posten zu. Es muss euren Startzustand repräsentieren. Seide, Seife, Plastik, Stoff, Papier, Zement, Festplatten, Rechner – alles, was ihr zum loslegen braucht.

Wenn ihr Schwierigkeiten habt, diese Kosten einzuschätzen, dann greift zum Telefon (oder der Tastatur) und kontaktiert Anwälte, Steuerberater und Notare und fragt sie. Holt euch ein paar Vergleichsangebote, um eine genauere Kostenspanne herauszufinden. Diese Fragen werden von den meisten schnell beantwortet. Falls nicht — einfach den nächsten Kandidaten anrufen.

Einmalige Kosten treten auf, bevor die Geschäftstätigkeit beginnt. Gründungskosten und Materialanschaffung sind ein Teil davon.

Überlegt, was eure Kosten wären und schreibt die einzelnen Posten auf dem Blatt auf. Schönes Blatt müsste es geworden sein.

Zusammenfassung

Gemeinsam mit Clara haben wir sämtliche Ausgaben erfasst und können uns an den nächsten wichtigen Part setzen: die Einnahmen.

Für heute reicht es, wenn ihr eure Zahlen unter die Lupe nehmt und die Liste noch mal in Ruhe durchgeht:

  • Sind alle Privatausgaben bedacht worden? Auch Trainingsgebühren? Hamsterfutter nicht vergessen? Monatsticket für Bus und Bahn?
  • Sind die Arbeitskosten realistisch? Was wäre im Worst-Case-Szenario? Sind dafür Rücklagen geplant? Wird von zu Hause gearbeitet oder ein Büro angemietet?
  • Was ist mit den einmaligen Kosten? Welche Gründungsform käme in Frage und was würde es kosten.

Macht euch erst mal keine Sorgen um die Gesamthöhe. Wir brauchen einen Richtwert für weitere Überlegungen. Wenn es im Endeffekt günstiger ausfällt — schön für euch, ihr habt gespart. Schlimmer wird es, wenn zu knapp kalkuliert und deswegen eher monatlich «überzogen» wird.

Ein typischer Fehler ist die Unterschätzung von steuerlichen und sozialen Abgaben. Weil sie nicht sofort anfallen (zumindest die Steuern), entsteht leicht die Illusion, dass die Ausgaben geringer sind… bis der erste Jahresabschluss kommt. Plötzlich sind immense Beträge fällig, welche ohne Rücklagen (die wir von vornherein einplanen, nicht wahr?) manch einem Unternehmen das Genick brechen können.

Also, meditiert einen Abend über eure Ergebnisse. Zeigt sie am besten jemandem, damit klare Fehler oder Zahlendreher schneller auffallen. Das Ergebnis von heute — die Ausgabenübersicht — ist das Fundament für die Berechnung von Preisen für eure Produkte und Dienstleistungen.

Clara muss sich auch überlegen, wie sie ihre Dienstleistung positioniert und was es den Kunden kosten würde. Mit Bestimmung der Ausgaben schafft sie sich eine Basis, eine sehr praktische Kennzahl für weitere Einschätzungen zum benötigen Umsatz.

Über die Einnahmen und Preiskalkulation sprechen wir im zweiten Teil der Serie, wie ein Businessplan für den Antrag auf Gründungszuschuss erstellt wird.

Habt ihr weitere Fragen? Schreibt mir in den Kommentaren!