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Buchhaltung.

© thecomedynetwork.ca

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Meist wird Buchhaltung ähnlich wie unser Grundgesetz gesehen: gute Sache, aber viel zu kompliziert, undurchschaubar, zeitintensiv und teuer, wenn man Hilfe dabei braucht. Ein Cliché vom Buchhalter? Etwa so:

Buchhalter-Bild geklaut aus dem Internet

Buchhalter-Bild geklaut aus dem Internet

Ist aber alles Unfug! Hier ist typisches Bild von meiner monatlichen Buchhaltungs-Runde:

roam-office-2015

Buchhaltung ist so kompliziert wie das Geschäft und die Buchhaltungslösung selbst. Jeder Selbstständige, Freiberufler und Frischgründer kann selbst 80% der Buchführung erledigen und das zu einem Bruchteil der üblichen Kosten.

Willst du es kompliziert haben? Hol dir die DATEV-Monstrosität. Teuer? Überlasse die gesamte Buchhaltung einem Steuerberater. Zeitintensiv? Werfe alle Belege und Quittungen in einen Schuhkarton (oder hebe sie gar nicht erst auf und bekomme am Ende jedes Quartalls Mini-Schlaganfälle).

Wie kann Buchhaltung denn einfach sein? Und kann man dabei Spaß haben? (Die Antwort ist jeweils nicht wirklich und ja)

In diesem Post sprechen wir über eine Lösung, mit der du schnell Rechnungen schreiben und die Ausgaben leicht erfassen und verwalten kannst.

Außerdem habe ich ein Geschenk für dich, solltest du die 10 Minuten für diesen Post finden. Lese also weiter und erfahre zum Schluss, wie du ein ganzes Jahr Debitoor umsonst nutzen kannst!

DISCLAIMER

Dieser Post sieht nach einem Werbepost aus. Ist er auch! Ich werbe mit Herz und Seele für Anwendungen, die ich ständig nutze, dazu gut finde und ehrlich weiter empfehlen kann (z.B. Ulysses). Dies ist keine bezahlte Werbung, sondern meine persönliche Meinung. Andere Anwendungen wie FastBill oder die Lösung von SAGE sind sicherlich auch gut und jeder sollte selbst entscheiden, was für ihn am besten ist.

Warum Debitoor? Bei der Suche nach einer Lösung verwende ich eine ganz einfache Checkliste, um eine Entscheidung zu treffen:

  1. Gibt es eine vorinstallierte Standard-App dafür? Wie z.B. Kalender fürs Zeitmanagement. Nö, leider nicht für die Buchhaltung :(
  2. Erfüllt die App meine Mindestanforderung? Meine Anforderungen an Buchhaltung: Rechnungen schreiben, Ausgaben erfassen, Zahlungen abgleichen.
  3. Entspricht die App meiner Minimalismus-Anforderung? Das bedeutet, die App muss
    • möglichst kein Interface haben
    • die Komplexität unter der Oberfläche verstecken

Debitoor, eine Online-Buchhaltungssoftware, erfüllt ausgezeichnet die Mindestanforderung, ist sehr schlank, minimalistisch und hat mächtig was unter der Haube. Günstig ist Debitoor auch noch. Bäm.

Rechnungen schreiben

Ganz oben auf der Liste von Erfolgserlebnislissen eines Unternehmers ist sicherlich der «Cha-ching»-Moment. Der erste Kunde zahlt. Goil.

mr burns chaching

Und dann will der Kunde eine Rechnung haben. In Debitoor hast du in ein paar Klicks die Rechnung fertig gestellt, mit einem Zahlungslink versehen und anschließend per E-Mail verschickt.

Rechnungslayouter

Nummerierung und die Pflichtangaben — check.

Produkte können direkt beim Rechnungsschreiben erzeugt werden. Genauso werden Kundendaten angelegt. So wie es sein soll.

Anschließend wird die Rechnung mit PDF-Anhang als E-Mail verschickt.

 

DraggedImage.c20779535d7446a2b0e11c1e6dcf9813Eine praktische Zahlungsschnittstelle ist Payever, mit der die Rechnungen bequem per Klick bezahlt werden können. Zauberhaft.

Für wiederkehrende Rechnungen lege ich mir Schablonen an (man kann mittlerweile ein Plug-In von Recur  dafür nutzen). Falls du auch regelmäßig gleiche Rechnungen an Kunden verschickst (z.B. Monatsbeiträge für Support), kannst du einen Entwurf speichern und dann kopieren:

Rechnung kopieren

Genauso können Produktbeschreibungen schablonisiert werden. Je umfassender die Beschreibung, umso seriöser sieht die Rechnung aus und je größer ein Kunde, umso mehr liebt er seriös wirkende Rechnungen.

Wichtige Anmerkung: niemals Rechnungen in Word oder Excel selber basteln. Nein, das ist nicht deutlich genug…

NIEMALS, NIE, UNTER KEINEN UMSTÄNDEN SOLLTEN RECHNUNGEN IN WORD UND EXCEL «GEBASTELT» WERDEN.

Spare dir den Quatsch und tue es nicht.

Fertige Lösungen kosten sehr wenig, während dein Steuerberater und das Finanzamt viel glücklicher damit sein werden. Glückliche Steuerberater und Finanzämter haben für gewöhnlich weniger ätzende Fragen.

Ausgaben erfassen

Die Ausgabenerfassung ist wie die täglichen Push-Ups und Sit-Ups oder was du sonst tust, um fit zu bleiben.

Es gibt gleich drei Wege für Ausgabenerfassung: per E-Mail, beim Zahlungsabgleich (Premium Funktion) und manuell.

Ausgaben per E-Mail erfassen

Fangen wir mit meinem Liebling an: E-Mail-Erfassung von Ausgaben. In den Einstellungen lässt sich eine spezielle Mail-Adresse einrichten:

E-Mail-Einrichtung

Diese Methode spart viel Zeit. So funktioniert’s:

  1. Die Rechnung als PDF anhängen oder als Text der E-Mail an deine Debitoor-E-Mail adressieren
  2. Als Betreff etwa Tintenpatronen [Rechnungsnummer] 5.7.2015 4,95 eingeben. Die Rechnungsnummer gebe ich ein, um die Ausgabe später leichter mit der Zahlung abzugleichen. Eine gute Beschreibung macht es der Anwendung auch leichter, die richtige Kategorie für die Ausgabe vorzuschlagen.  

Bäm. In Debitoor wird eine Ausgabe mit dem richtigen Datum, Betrag und Rechnungsbeleg als Anhang erzeugt — Turbo-Buchführung sozusagen.

Danach bleiben nur der Zahlungsabgleich und die Bestimmung des Steuersatzes (0%, 7% oder 19%). Diese Angaben können mit einem Wisch während der monatlichen Buchhaltungs-Session schnell ergänzt werden.

Pro Tipp: eine Mischung aus Mail-Regeln und Automator macht die Ausgabenerfassung noch einfacher. In Mail habe Regeln, die alle eingehenden Rechnungen in einen Ordner verschiebt. Alle E-Mails in diesem Ordner werden wiederum an die debitoor-email-adresse verschickt. Somit gehen alle Rechnungen direkt in die Ausgabenliste bei Debitoor ohne dass ich mich drum kümmern muss.

Ausgaben beim Zahlungsabgleich erzeugen

Die Ausgaben können beim Zahlungsabgleich erfasst werden.

Zahlungsabgleich

Jede Zahlung kannst du entweder mit bereits erfassten Ausgaben verknüpfen, oder als eine neue Ausgabe anlegen.

Der Betrag, Verwendungszweck und das Zahlungsdatum werden für die Ausgabe aus den Zahlungsangaben automatisch übernommen. Danach fallen übliche Ergänzungen an: Steuersatz, Beleg, Rechnungsdatum und Kategorie.

Wenn du kein Geschäftskonto hast und der Verkehr über dein Privatkonto läuft, ist es auch kein Problem. Jede ein- oder ausgehende Zahlung lässt sich auch als Privat markieren und geht damit aus der Geschäftsbilanz raus.

Manuelle Ausgabenerfassung

Als letze Rettung in allen anderen Situationen gibt es die manuelle Erfassung — Feld für Feld und per Hand — tip-tip-tip.

Falls ihr die Buchhaltung an einen Freelancer abgeben wollt — verbietet sofort die manuelle Erfassung, weil sie ein böser Zeitschlucker ist.

Zahlungen abgleichen

Alleine dafür lohnt sich das Premium Abo von Debitoor. Der Zahlungsabgleich mit einer Online-Banking-Schnittstelle.

Zahlungsabgleich ist die Kontrollfunktion. Nur wenn alle Kontopositionen abgeglichen sind, ist die Monatsbilanzierung abgeschlossen und es sollten sich keine unerwarteten Änderung mehr ergeben.

Zahlungen abgleichen

Deswegen vermeide ich grundsätzlich Bargeldzahlungen: Ich habe keine Bargeldkasse. 1

Der Abgleich kann von süß bis sauer sein — je nach deinem Geschmack.

Abgleich mit Online-Banking

süße variante

Die komfortabelste Variante mit dem geringsten Arbeitsaufwand. Du richtest einmalig den Online-Banking-Abruf ein. Danach wird die Kontobewegung mit nur einem Klick aktualisiert. Sweet. Wenn deine Bank von Debitoor unterstützt wird.

Dank Integration von figo — einer Schnittstelle für Online-Banking-Schnittstellen, sozusagen — werden nahezu alle Konten und Karten unterstützt (für Debitoor-Nutzer ist figo-Nutzung kostenlos).

Die Einrichtung? Auf Seite Zahlungen gehen, Bankkonto hinzufügen anklicken, BLZ und Zugangsdaten für Banking bzw. figo-Account eingeben, fertig.

Bankkonto einrichten

Supereinfach.

Abgleich mit CSV-Dateien

salziger zahlungsabgleich

Wird dein Konto nicht für den Online-Abgleich unterstützt? Hast du eine akute Datenparanoia? Auch OK. Deine Zahlungen können auch über CSV-Dateien abgeglichen werden.

 

Es gibt eine einmalige Zuweisung der Felder (Debitoor muss wissen, wo in der CSV-Datei Betrag, Datum und Verwendungszweck stehen). Danach ist der Abgleich jedes Mal mit 3 Klicks erledigt. Ich nutze CSV für den Abgleich der Kreditkarten (Kalixa-Mastercards und Amazon-VISA-Karten bieten den CSV-Export an, haben aber keine für Debitoor verständliche Online-Banking-Schnittstelle).

Manueller Abgleich

sauerer zahlungsabgleich

Du unterstützt kein Online-Banking und willst nicht irgendwo Dateien hochladen? Oder du arbeitest hauptsächlich mit Bargeld? 

Bitte schön, auch kein Problem. Bei dieser Geschmacksvariante gibst du jede Zahlung manuell ein:

manueller zahlungsabgleich

Datum, Betrag und Verwendungszweck ergänzen, fertig.

Da ich weitgehend alles automatisiere, erscheint mir diese Variante mit ca. 30 Sekunden pro Vorgang als ultra-mega-aufwendig und nicht sexy.

Glasur

Kommen wir zum Topping. Quer durch die Anwendung wird die Idee des «Optionless Featureness» 2 verfolgt. Die Paradebeispiele zu diesem Thema: USt-Voranmeldung und Bilanzierung.

1-Klick-Umsatzsteuer-Voranmeldung

So simpel und so mächtig. Sobald ein Monat lückenlos abgeschlossen ist, kannst du mit nur einem Klick die Steuern bei deinem Finanzamt anmelden.

Finanzamt-Pate

Ist die Anmeldung erfolgreich verlaufen, wirst du eine neue Ausgabe vorfinden, mit Anhang und Summe.

Da dieses Feature nicht von Anfang an dabei ist, glaube mir auf’s Wort: die manuelle Anmeldung mit ELSTER ist ätzend.

Jahresbilanz / Gewinn und Verlust-Rechnung

AusgabenkategorieEgal ob du die Kategorie für deine Ausgabe einträgst, oder eine neue Rechnungsposition: Debitoor gleicht es mit seiner Datenbank ab und schlägt mögliche Kategorien vor. Damit wird

  • die Eintragung schneller
  • die Kategorisierung leichter (wo gehört noch mal Gewerbesteuer hin?)
  • die MwSt automatisch eingetragen

Wenn alle Ausgaben kategorisiert sind, können daraufhin  vollständige Bilanzen abgerufen werden. Theoretisch sollten diese Bilanzen für die jährlichen Meldungen an dein Finanzamt ausreichen. Ich sage theoretisch, weil ich genau diesen Part nicht selber machen würde, solange ich nicht alles genau verstehen kann in diesen Berichten.

Zur Selbsteinschätzung und als Abgleich mit deinem Businessplan sind sie allerdings sehr handlich.

Berichte

Zum Mitnehmen bitte

Mit der richtigen Software ist die Angst vor Buchhaltung unbegründet. Solange die Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen leicht zu erfassen sind und die Anwendung die eigentliche Buchhaltung für dich erledigt.

Mit Debitoor kann Buchhaltung richtig Spaß machen. Und damit dies keine leere Behauptung bleibt, verlose ich eine Premium Pro Jahresmitgliedschaft (normalerweise 144€).

Und weil ich heute besonders großzügig mich fühle, verlose ich noch drei Monate Zugang zu Debitoor Premium Pro (36€) als zweiten Preis.

Was musst du dafür machen? Trage dich unten einfach ein. Du kannst deine Chancen erheblich steigern, wenn du mehrere Plätze sicherst: Z.B. mit der E-Mail-Anmeldung, einem Retweet und Facebook-Like:

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Hast du Killer-Tipps zur Nutzung von Debitoor? Noch mehr Automatisierungstechniken? Teile in den Kommentaren deine Erfahung.