Seite auswählen

Das Geschäfts- und Privatleben ist endgültig zu einer Einheit verschmolzen bei mir. Egal wo ich bin, es gibt immer etwas zu tun an meinem Business. Außer Essen, neuen Laufschuhen und tonnenweise Bananen und Wassermelonen für unsere Tochter kaufe ich selten etwas, was nicht mit dem Geschäft zu tun hat.

Guter Anlass, um private Ausgaben von den geschäftlichen abzugrenzen, damit nicht alles aus dem Gehalt oder Privatentnahmen — also nach Steuerabzügen — bezahlt werden muss.

Beachtet, dass es einen Unterschied bei der Erfassung und Nachweisbarkeit der Betriebsausgaben zwischen Firma und Selbständigen gibt. Selbständige haben nicht zwingend getrennte Buchhaltung. Das Finanzamt geht daher stärker von einer Eigennutzung aus, so dass die Anforderungen an Nachweise insgesamt etwas strikter ausfallen. Auch als Firma muss alles nachgewiesen werden, allerdings ist es aufgrund einer getrennten Buchhaltung mit Geschäftskonto etwas leichter.

1. Reisekosten

Sobald deine Reise einen Geschäftszweck hat, können die Reisekosten dafür erstattet werden. Wann ist eine Reise eine Geschäftsreise? Bei mir fast immer! Sobald es eine Besprechung gibt, ein Seminar, Workshop, eine Tagung oder Konferenz zu besuchen.

Businesstrip

Businesstrip

Reisekosten werden mit Kilometerpauschale, Tagesgeld (oder Verpflegungsmehraufwand) und sonstigen angefallenen Fahrtkosten abgerechnet (Taxi, U-bahn, Uboot).

Es motiviert, Reisen mit Bizz zu verbinden, um nicht wie eine Sardelle am Strand den Urlaub zu verplempern.

Die Kostenerstattung motiviert zusätzlich Zeit in Treffen und zwischenmenschliche Verständigung zu investieren. Selbst wenn ich im Ausland bin, suche ich nach passenden Events bzw. nach einem möglichen Auftraggeber oder Kooperationspartner.

belo-200x200-4d851c5b28f61931bf1df28dd15e60efAirbnb ist nicht nur bestens für günstige und aussergewöhnliche Unterkünfte geeignet. Die Vermieter sind meist sehr geschäftstüchtig und immer eine gute Erweiterung deines Netzwerkes. Sei nützlich und scheue dich nicht, über dein Geschäft zu reden! Du wirst dich wundern, wie viel zurück kommen kann.

Die Vorlage für Reisekostenabrechnungen ist eine Voraussetzung des Finanzamts für Genehmigung deiner Ausgaben. Ganz wichtig: alle Tickets und Rechnungen aufbewahren bzw. mit Smartphone abfotografieren (JotNot oder Evernote sind sehr gut dafür). Bei Geschäftsreisen mit Privatfahrzeug müssen die Fahrten nachweisbar sein. Die Führung eines Fahrtenbuches damit fast zwingend. Mittlerweile gibt es ausreichend Apps dafür. Suche in deinem AppStore nach Fahrtenbuch.

Statt Reisekosten aus eigenem Gehalt nach Steuerabzug zu bezahlen, lasst diese Ausgaben von deiner Firma tragen. Der Aufwand ist mehr als berechtigt und es bleibt mehr auf deinem Privatkonto übrig. Seid allerdings ehrlich mit sich selbst, was ihr wirklich für das Geschäft braucht und was ein impulsiver Einkauf ist :)

2. Qualifikation und Gesundheit

Bücher, Kurse, Tagungen, Seminare und sonstige Lernmittel sind legitime Betriebsausgaben, solange daraus eine Steigerung der Qualifikation zu erwarten ist. Dies betrifft nicht Entspannungsmaßnahmen wie Massage oder Sauna :( Zeitschriften wie ct oder BusinessWeek sind z.B. zulässig und können über Firma bezogen werden.

UnknownLege für Amazon / ebay / etc. immer einen getrennten Firmenaccount an. Als Zahlungskonto sollte ausschließlich Geschäftskonto, als Rechnungsadresse die offizielle Firmenanschrift angegeben werden. Eine kostenlose VISA / Mastercard ist heute kein Problem und sollte für Buchungen und Zahlungen benutzt werden.

Sportaktivitäten können über einen steuerfreien Zuschuss von 500 € jährlich gefördert werden. Die Idee dahinter ist, dass ein gesunder Mitarbeiter und Geschäftsführer produktiver und glücklicher arbeiten. Wenn ihr also Yoga, Meditation oder Tai Chi macht: lasst euch den steuerfreien Zuschuss aufs Gehalt drauf rechnen.

image

Fachliteratur und Kurse sollten grundsätzlich von der Firma getragen werden. Damit baut ihr euer Know-how auf, was eine wichtige Geschäftsressource darstellt. Die Firma bekommt auf alle Bücher und Kurse anfallende Steuern zurück, was den Endpreis um 19% günstiger macht (solande Rechnungen die MwSt ausweisen).

Auch wenn keine UG oder GmbH gegründet wurde, können die Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Am besten sich auf der Quittung bzw. Rechnung markieren, wofür (welches Projekt) das jeweilige Produkt erworben wurde.

3. Bürobedarf und Technik

Ob neues Notebook, Drucker, Bildschirm, Spiegelreflexcamera oder iPad. Alles, was eine Arbeitsverwendung hat, sollte über Firma abgerechnet werden. Ihr spart damit wieder 19% (die MwSt, die dem Unternehmen erstattet wird) und wertet die Ausstattung auf, um noch effektiver zu arbeiten.

Es betrifft auch Stifte, Haftnotizen, Druckerpapier, Kalender, Schreibtafeln, Arbeitstische, Lampen, Schränke und alles, was zum Home- oder Roam-Office gehört. Kauft nie wieder Tonertinte oder Speicherkarten auf Privatrechnung.  Auch sämtliche Cloud-Services a la Google Drive, die Buchhaltungsanwendung, Dropbox usw.

home-office

Alles in diesem Bild, bis auf die Wasserflasche (Verpflegung), ist eine legitime Betriebsausgabe

Allen UGs und GmbHs steht zusätzlich Leasing zur Verfügung. Leasing ist eine Art Verleihgebühr in monatlichen Raten über die Nutzungsdauer. Am Ende der Frist kann entweder gegen eine Abschlussgebühr das Gerät erworben oder zurückgeben und gegen ein neues eingetauscht werden (mit fortgesetzten Zahlungen selbstverständlich).

Die Wirtschaftlichkeit dieses Modells ergibt sich daraus, dass laufende Kosten gering und steuerlich absetzbar sind. Statt für die neuste Spiegelreflex 3000 € sofort zu blechen, kann sie 3 Jahre für eine geringe monatliche Gebühr genutzt werden. Diese Form ist vor allem wegen der Abschreibungsdauer praktisch.

Wer von Zuhause arbeitet, kann ein Teil der Mietkosten zurückerstatten lassen. Das Arbeitszimmer wird praktisch zur Ausgabe des Unternehmens. Ein Steuerberater wird es bei der Steuererklärung beachten, wenn er darauf hingewiesen wird. Ich nutze das größere von zwei Zimmern als Büro und kann dadurch etwas mehr Fläche geltend machen. Dadurch senkt sich mein Privatanteil der Miete um fast 20%.

Unbedingt darauf achten, dass alle Rechnungen auf die Firma ausgestellt sind. Im Einkaufszentrum oder Supermarkt immer die Quittung mitnehmen bzw. abfotografieren.

4. Telefon und Internet

blau.deWeil ich mein altes Firmentelefon abgeben musste, war eine neue Handynummer meine allererste Betriebsausgabe. Weil ich das Gefühl hatte, Firmenverträge würden grundsätzlich teuerer ausfallen, suchte ich nach dem günstigsten Provider und landete bei blau.de. Sehr empfehlenswert: Prepaid-Nummer, keine Vertragsbindung, komfortable Bedienung und Aufladung. O2-Netz. Optimal für Nutzung mit eigenem Smartphone (welches aus was? — richtig — Firmenumsätzen gekauft hast).

Das gleiche gilt für Internetanschluß. Im Fall von Home-Office kann der Anschluß über die Firma laufen. Der Mitarbeiter im Kundenservice von Kabel Deutschland war auf jeden Fall freundlich genug, einen günstigen Privattarif auf Firmenanschrift laufen zu lassen.

Auch für diese Kosten gilt: alle Rechnungen müssen auf die Firma ausgestellt und vom Geschäftskonto bezahlt werden.

One more thing: don’t fuck with Finanzamt

Zum Schluss möchte ich darauf hinweisen, dass das deutsche Finanzamt sehr verständnisvoll ist, aber keinen Spaß versteht. Wie in jeder Behörde, gibt es beim Finanzamt aussagekräftige Statistiken und Methoden, die einen Betrugsversuch schnell ans Tageslicht bringen. Ob Privatreisen, die plötzlich als Geschäftsreisen oder Fremdquittungen, die als Betriebsausgaben auftauchen.

Spart euch den Mist.

Alle aufgezählten Wege sind rechtskonform und können mit ausreichend Bemühung überreizt werden. Ich setze Ehrlichkeit voraus. Das Finanzamt tut es nicht. Es wird rechnen und Nachweise anfordern.

Deswegen ist es ein Muss Gewinnermittlungen bzw. BWA vom Steuerberater anfertigen zu lassen.

Steuerberater werden niemals vergessen, dich auf Unstimmigkeiten hinzuweisen und die Verantwortung für die Sauberkeit steuerlicher Erklärungen übernehmen. Vorausgesetzt, ihr seid mit euren Steuerberatern ehrlich: Wird ein Betrug festgestellt, geht die volle Verantwortung auf euch zurück.

Habe ich was vergessen? Bezahle ich privat immer noch einige Betriebsausgaben? Schreibt mir in den Kommentaren.