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„Alles was wir haben ist Zeit. Was wir nicht haben ist die Fähigkeit, mit ihr umzugehen.“
— Joseph Heller

Ich bin ein hoffnungsloser Aufschieber (oder wie es modisch und hochgestochen heißt — Prokrastinator). Endlos lange To-do-Listen und ehrgeizige Pläne aufzustellen sind meine Stärke.

Sie auszuführen ist eine ganz andere und sehr traurige Geschichte.

Welche App geht bei mir nie zu?

Eindeutig mein Kalender.

Projekt-Meilensteine, Tagesablauf, Reisen, ein Mini-Tagebuch über unsere Tochter, sich wiederholende Erinnerungen an wichtige Ereignisse mit meiner Frau (um sie jährlich zu beeindrucken) — all das ist in meinem Kalender drin.

Der Kalender ist mein Langzeitgedächtnis und Arschtreter in einem.

Natürlich habe ich eine Phase durchlaufen der «Suche nach dem perfekten To-do-Tool, um so produktiv wie Steve Jobs zu werden».

Solche Suchabenteuer nehmen gerne die Ausmaße von «Herr der Ringe» an.

Mein Schatz, mein neuer Schatz!

Mein Schatz, mein neuer Schatz!

Zum Glück habe ich schnell eingesehen, dass nicht die To-do-Apps und Gantt-Diagramme Projekte schneller voran bringen, sondern die “sich hinsetzen und Aufgaben erledigen”-Technik.

Vollbild_30_07_15_13_51Deswegen reicht mir die vorinstallierte Standard-App auf dem Mac: der Kalender.

Natürlich reicht auch ein Kalender in Papierform oder gar ein Notizheft — die Form ist absolut irrelevant. Wichtig sind allein die Techniken.

Dieser Post beschreibt die 5 wichtigsten Techniken, wie ich meine Aufschieberei teilweise unter Kontrolle gebracht habe und mit den Projekten vorankomme.

Ein Wermutstropfen: Es sind keine Zaubertricks, sondern Routine und Gewohnheits-Hacks. Sie werden den Aufschieber und den Wunschdenker in uns nicht vernichten, sondern manchmal aushebeln können.

Hebel 1: Tun was funktioniert oder wie grandiose Pläne entstehen

Diese Technik macht richtig Spaß. Hier lasse ich meinem Wunschdenker freien Lauf und lasse ihn endlose To-do-Listen und große Vorsätze erzeugen, anstatt diesen ätzenden Layout-Job zu beenden oder endlich den längst fälligen Antrag an die Behörde abzuschicken.

In der Küche ist die Tür voller Post-It’s:

To-Dos in der Küche

In meinem Arbeitszimmer ist die Wand auch voller Post-It’s:

To-Dos im Arbeitszimmer

Die App «Erinnerungen» ist proppenvoll mit Aufgaben:

To-Dos im Phone

Nur so komme ich überhaupt weiter: Pläne ausdenken und sie dann /zumindest teilweise/ ausführen. Hier mein persönliches Paradoxon:

Erfüllte Aufgaben > anstehende Aufgaben = glücklicher, aber sehr fauler Nick
Erfüllte Aufgaben < anstehende Aufgaben = verzweifelter, aber sehr motivierter Nick

Der sehr motivierte Nick kriegt mehr hin, während der glückliche Nick es bevorzugt, in der portugiesischen Sonne von großen Taten zu träumen. Ich habe Probleme.

Im Endergebnis muss ich stets dafür sorgen, dass es mehr zu tun gibt, als ich erledigen kann, damit ich nicht faul und zu zufrieden mit mir werde.

Weil ich weiß, dass es so ist, mache ich als erstes große und vor allem grobe Pläne. Nennen wir’s die «Grandiose Liste»:

  • Blog starten und mindestens 1000 Newsletter-Abonnenten in einem Monat sammeln (alle sagen, dass es geht!)
  • Ein Buch schreiben (alle haben schon ein Buch geschrieben!)
  • Firmenumsatz dieses Jahr auf mindestens 200.000€ bringen (ich bin so speziell!)
  • Hochzeit feiern, aber richtig groß und zwar irgendwo zwischen den ersten drei Punkten
  • Mindestens 10 neue Länder bereisen

Mhm, schon klar, Nick. Dann aber los. Und das ist wie es metaphorisch aussieht:

baum-es-ist-ja-kalt

baum-warum-ist-es-so-kalt

baum-der-wunschdenker

baum-wunschdenker-reisst

baum-schneeball

baum-der-aufschieber

baum-es-wird-dunkel-1

baum-es-wird-dunkel-2

baum-es-wird-dunkel-3

baum-das-war-schoen

baum-wo-war-ich

baum-es-ist-ja-kalt

 

Hebel 2: Die Säge und die Axt

Nachdem ich gescheitert, aber aufgewärmt mich wieder vor die «Grandiose Liste» setze, mache ich den zweiten Anlauf. Diesmal nehme ich ein großes Vorhaben und zersäge es in kleinere Blöcke.

Ein praktischer Hack: vom Endergebnis ausgehend zurückzudenken.

Aus «Buch schreiben» wird:

  • Das Buch wird online verkauft, dafür suche ich nach einer Lösung (Gumroad? WooCommerce?).
  • Diese Lösung richte ich ein und
  • lade die Dateien hoch und
  • gebe Kontodaten ein.
  • Das Buch soll ein Buch sein und daher mindestens 40.000 Wörter lang werden.
  • Dafür will ich mindestens 1000, 800, 650 Wörter und nur wochentags schreiben (<- tägliche, sich wiederholende Aufgaben sind sehr praktisch und erzeugen Routine, dazu später)
  • Das Buch wird als PDF und ePub verkauft, deswegen brauche ich ein schönes Layout
  • Für das Layout erstelle ich typografische Stile und eine schöne Seitengestaltung
  • Das Layout wird pro Kapitel erstellt, sobald der Text korrigiert ist und
  • alle Illustrationen vorhanden sind und
  • das Begleitmaterial erstellt worden ist und dafür
  • mache ich eine Liste der Illustrationen und
  • eine Liste des Begleitmaterials und
  • lasse den Text korrekturlesen, wofür
  • Korrekturleser auf Upwork gesucht werden.
  • Damit ich weiß, wie viele Kapitel es werden, schreibe ich eine Gliederung auf.
  • Diese Gliederung schreibe ich JETZT auf.

…und schon hat es der Aufschieber viel schwieriger, weil ich mich direkt an eine dieser Aufgaben setzen kann.

saege-und-axt

Bildlich gesprochen geht es darum, einen Baumstamm mit der Säge in Blöcke zu zersägen und sie anschließend mit der Axt zu Brennholz kleinzuspalten. Die Säge hilft gegen den Wunschdenker, der sich sonst einen Baumstamm gerne am Stück vornimmt. Die Axt hilft gegen den Aufschieber, der sonst kleinere und vor allem unwichtigere Aufgaben findet.

Hebel 3: Messen und Mitschreiben

Kennt ihr das Bild, in dem die Wissenschaftler in Filmen immer mit einem Stift und Klemmbrett durch die Gegend laufen und ständig was notieren?

Wissenschaftler

Die wissenschaftliche Arbeit schreibt vor, Daten zu erheben und sie pragmatisch auszuwerten, um Hypothesen zu bestätigen oder eben zu kippen.

Ohne ausreichende Daten gibt es keine zuverlässige Aussagen.

Wieviel schafft ihr im Durchschnitt pro Stunde? Pro Monat? Wieviele Stunden werden pro Einheit/Quadratmeter/Beratungsgespräch/Verkauf/Projekt/Logo/Handtasche benötigt?

Ich weiß sehr genau, wie lange ich z.B. für ein Website-Projekt brauche und verstehe besser, wann ein Auftrag für mich unwirtschaftlich ist.

Der nächste Schritt besteht also darin zu notieren, wie lange wofür gebraucht wird. Eine sehr einfache und erfüllende Routine.

Zurück zu dem Buch-Beispiel. Ein Blogger renommierter Web-Autor behauptet, sein Buch wäre in 2 Wochen fertig geworden. Andere sprechen von ca. 30 Tagen. Mir kommen 6 Monate realistischer vor aber wie lange dauert es wirklich? In meinem ganz besonders hoffnungslosen Fall?

Ich schreibe ein paar Wochen täglich 650 Wörter (und siehe da, es werden eher 600) und vermerke die Zeit durch ein Ereignis im Kalender.

Ich schaue, wie lange für jedes Stück Begleitmaterial gebraucht und wie lange an der Suche und Vorbereitung der Bilder gesessen wurde und vermerke die Zeit durch Ereignisse im Kalender.

Schaut, wie’s für euch funktioniert. Wichtig ist nur täglich und sofort nach Beendigung einer Aufgabe im Kalender zu vermerken, wie lange ihr gearbeitet habt (exklusive Pausen und Facebook-Wurmlochen!):

Kalender

Auf dem Screenshot ist der ganze Tag schon verplant (achtet auf die rote Haarlinie in der Mitte — das ist der Zeitpunkt des Screenshots). Das ist mein Wunschdenker, der jeden Morgen immer den Tag vollballert, weil heute bä-ä-stimmt alles erledigt wird. Am Ende des Tages sieht es dann so aus:

Kalender tatsächlich

Ich habe länger geschrieben als ich vorhatte (ich war «in der Zone») aber dafür nicht den ganzen Rest geschafft.

Dieses Mitschneiden der Tage und Wochen liefert eine superwichtige Erkenntnis:

Wieviel schaffe ich tatsächlich von dem, was ich mir vornehme?

Ist es die Hälfte? Ein Viertel? 85%?

Bei mir ist es — übers Jahr gerechnet — ca. ein Drittel. Demotivierend? Nicht wirklich! Ich weiß, dass ich mir zu viel vornehme und ich weiß, wie viel ich davon mindestens schaffen kann. Dazu zeigt mein Kalender, dass ich nicht der Faulste gewesen bin, wenn es um die Arbeitsstunden geht.

Damit kommen wir zur nächsten Submission-Technik gegen die Unschaffbarkeit. 1.

Hebel 4: Kleine Mengen

Weil ich konstant viel zu viel vorhabe und viel zu lange Listen erstelle und weil ich mir nach wie vor für jeden Tag trotz allem mindestens 3 mal so viel vornehme wie ich schaffen kann, setze ich einen enorm effektiven Hebel:

Die Zwei wichtigsten Sachen bestimmen.

Der Wunschdenker trägt also all die To-do’s in meinen Kalender ein und blockt sogar die Zeit dafür weg und der Aufschieber schiebt YouTube/Facebook/Posteingangsputzeinheiten ein.

Insgeheim suche ich mir zwei Sachen aus der großen Liste aus, die ich an dem Tag unbedingt schaffen will.

To-Do-Liste

Die Wichtigste von den beiden Sachen schiebe ich möglichst vor, am besten vor alle anderen Tätigkeiten. Je weiter sie nach hinten rutscht, umso unwahrscheinlicher wird die Ausführung.

Die zweite Aufgabe festzunageln ist dann nicht mehr so wichtig. Es gibt schließlich noch die Routine und andere «brennende» Sachen, aber erfahrungsgemäß schaffe ich die zweite Sache eher, wenn die erste geklappt hat. Dabei ist irgendeine Motivationsmagie oder ein Voodoo-Zauber im Spiel, ich garantiere es.

George Zimmer garantiert es

George Zimmer garantiert es auch

Das war’s. Also: so viel aufschreiben wie der Wunschdenker es will und dann die zwei wichtigsten Aufgaben davon bestimmen. Mit der ersten Aufgabe den Tag beginnen, damit die zweite eher klappt.

Hebel 5: Deadlines oder die peinliche Entblößung

Habt ihr auch schon mal diese peinlichen Träume gehabt, wo ihr nur in Unterwäsche oder ganz nackt vor einer Menschenmenge steht?

inception. naked

(Tipp: macht nicht die Bildersuche nach „nackten Träumen“ bei Google — da werden ganz andere Träume gefunden)

Diese Träume sind eine unterbewusste Auseinandersetzung mit Verantwortung, Ablehnung, Schamgefühl und unbeabsichtigter Aussetzung.

Nur wenige Menschen erfahren diese Träume mit positiver Stimmung. Weil nur bei sehr wenigen Menschen diese Auseinandersetzung in die Komfortzone gehört. Wer kommt schon leicht mit Ablehnung klar und hat keine Angst, vor großem Publikum zu scheitern?

Und genau das ist der effektivste (wenn auch der schwierigste) Hebel von allen.

Setzt euch bewusst der wahrscheinlichen Ablehnung und den möglichen Lachern aus, übernehmt die Verantwortung und macht eure Absichten (vor allem die Deadlines dafür) publik.

Es muss nicht gleich nackte-träume-publik sein.

Tragt erst mal ein Ereignis an einem bestimmten Datum in euren Kalender ein.

Ihr wollt pro Tag mehr schreiben, mehr trainieren, mehr schaffen?

Tragt wiederkehrende wöchentliche oder tägliche Ereignisse in den Kalender ein. Sie werden nerven. Sie werden einen aber daran erinnern, dass man sich verpflichtet hat.

Die Ereignisse tun es nicht mehr? Erzählt eurer Familie, den Herzallerliebsten oder dem besten Freund davon. Kündigt an, was ihr vorhabt und wann ihr das fertig bekommt. So funktioniert Verpflichtung.

Selbst wenn die Deadline nicht immer eingehalten wird, steigert dieser Hebel die Wahrscheinlichkeit dafür, dass ihr euer Vorhaben durchzieht.

Zum Mitnehmen bitte

Eine kurze Zusammenfassung für alle, die jetzt entsetzt oder verwirrt sind. Worum ging’s nochmal?

Statt nach dem «perfekten Produktivitäts-Werkzeug» zu suchen, konzentriert euch auf die Ausführung.

Wer hauptsächlich am Rechner arbeitet, kann die vorinstallierten Kalender-Anwendungen nutzen. Als Daumenregel: je weniger die App kann, umso besser. Die vorinstallierten Apps bzw. Google-Kalender haben den Vorteil, dass sie nichts kosten und sich automatisch mit all euren Gadgets synchronisieren.

Dazu gibt es fünf praktische und einfache Hebeltechniken, um den Wunschdenker und den Aufschieber in Schach zu halten.

Hebel 1: Tun was funktioniert und fleißig große Pläne schmieden. Nur wer Pläne macht, hat was zu tun.

Hebel 2: Große Pläne in Meilensteine zersägen und anschließend zu kleinen Einzelschritten zerhacken. Ihr wisst, dass weiter gehackt werden muss, wenn die Aufgabe immer noch zu schwer anzupacken ist.

Hebel 3: Eigene Arbeit zeitnah vermessen. Wieviele Stunden wurden wofür benötigt? Schon nach ein paar Wochen mit dieser Routine werdet ihr einen ganz neuen Bezug zu eurer Zeit haben, sie mehr zu schätzen wissen und vor allem bewusster einteilen.

Hebel 4: Die zwei wichtigsten Aufgaben für den Tag bestimmen. Fangt mit der wichtigsten Aufgabe den Tag an und die zweite wird folgen. Erledigt alle beide und ihr kommt in die «Erledigungsraserei». Ein Zustand, in dem sich weitere Aufgaben fast von alleine erledigen werden.

Hebel 5: Setzt euch Deadlines und macht diese publik. Erzählt Freunden und Verwandten davon, oder einfach nur dem besten Freund. Bekanntmachung verpflichtet und Verpflichtung sorgt für höhere Erfolgschancen.

Denkt daran, dass es nicht so peinlich ist zu scheitern, als gar nicht erst loszugehen. Die meisten Menschen bleiben schön auf dem Hintern sitzen und schlaumeiern lieber, als sich dem Risiko auszusetzen, sich vor Augen anderer an der eigenen Nase zu packen. Seid nicht wie der überwältigende und langweilige Rest.

 

  1. Der Begriff «Submission» kommt aus Jiu Jitsu. Damit ist eine Hebel- oder Würgetechnik gemeint, die den Opponenten zum Aufgeben zwingt. «Tap» ist die Bezeichnung für das Aufgeben — ein leichter «Klatsch» mit der Handfläche auf den Boden oder den Gegner, um ihn wissen zu lassen, dass man sich ergibt. In Jiu Jitsu gibt man immer selbst auf, wenn man nicht stolz, aber ohnmächtig oder mit gebrochenen Gliedern den Zweikampf beenden möchte. Ich finde, es ist ein schönes Sinnbild für den Kampf mit inneren Dämonen: schließlich gibt man auch hier immer selbst auf.